名刺データ入力代行の流れや納期の目安は？費用相場や業者の選び方も解説

取引先が増えるに従って管理が大変になっていくのが、名刺です。
名刺の管理を効率的に行うには、データ化するのが一番だといえるでしょう。

しかし、日々の業務をこなしながらデータ入力を行うのは大変な作業なので、本来の業務に支障をきたしてしまいます。

そんなときに利用できるのが「名刺データ入力代行」のサービス。

本記事では、名刺データ入力代行とはどのようなサービスを行うのか、納期の目安、費用相場などを詳しく解説します。

名刺の管理や名刺データ入力にお困りの方は、ぜひ参考にしてください。

名刺データ入力代行とは

名刺データ入力代行とは、名刺に記載された情報をデータ化してくれるサービスのことです。

サービス内容は大きく分けて下の2つになります。

1. 基本情報の入力
2. オプションサービス

では、１つひとつ説明しましょう。

（１）基本情報の入力

基本的なサービスとして、名刺に記載された情報を入力します。
入力内容は名刺によって異なりますが、おおむね以下のような内容です。

• 氏名
• 会社名
• 部署名
• 役職名
• 住所
• 郵便番号
• 電話番号
• FAX番号

さらに、メールアドレスや携帯電話番号が追加される場合もあります。

入力項目については依頼時に細かく要望を出すことが可能なので、上記はあくまでも目安です。

（２）オプションサービス

多くの代行サービス業者では、基本情報以外にオプションサービスを設けています。
主なオプション内容は以下のようなものです。

名刺データ入力代行依頼から納品までの流れ

次に、名刺データ入力の代行を依頼してから納品までの流れを見ていきましょう。
基本的な流れは以下のようになります。

1. 問い合わせ：メールフォームや電話から問い合わせを入れる
2. 見積もり：数量・納期・使用などを打ち合わせて見積もりを行う
3. 発注：正式に発注を行う仕様
4. 原稿入稿：名刺原本（またはPDFデータ・画像など）を入稿する
5. データ入力：代行業者にて入力作業とデータチェックを行う
6. 納品：データが納品され、原本が返却される（廃棄や保管の場合もある）

名刺データ入力代行を利用するメリット

ここまで、名刺データ入力代行のサービス内容や業務依頼から納品までの流れについて、説明してきました。

では、名刺データ入力代行を利用するメリットは、どのような点なのでしょうか？
メリットは以下の2つです。

1. コストの削減になる
2. クオリティの高いものができる

それでは、順に見ていきましょう。

メリット１．コストの削減になる

名刺データ入力代行を利用する最大のメリットは、コストが削減できることです。

下は、1,000枚の名刺データ入力を自社内で行った場合と、代行業者に依頼した場合のコストを比較したものになります。

仮に自社で名刺1,000枚の入力作業を行った場合、名刺1枚の入力に3分かかるとすると“3分×1,000枚＝50時間” で、作業終了までに50時間が必要になります。

2022年9月現在、派遣社員の時給が1時間／1,306円（※）なので、 “1,306円×50時間＝65,300円“で、65,300円の費用がかかることに。

しかし、同じ作業を代行業者に依頼した場合は基本情報のみで名刺1枚あたり30円程度から可能です。

“30円×1000枚＝30,000円“なので、自社でデータ入力を行った場合に比べて半額以下の費用で済みますね。

名刺データ入力代行サービスを利用すると、大きなコスト削減になるといえるでしょう。

※引用元：求人ボックス給料ナビ

メリット２．クオリティの高いものができる

名刺データ入力代行を利用することで、入力ミスや入力漏れがほとんどないクオリティの高いものができます。

自社の従業員がデータ入力を行うと、通常業務に加えての仕事ということもあってミスが多くなりがちです。

しかし、プロの業者は違います。
入力ミスが少ない上に後のチェックも完璧に行うため、非常に精度の高いデータが納品されるからです。

ミスのあるデータを利用して業務を行うと、顧客への信頼を失いかねません。
名刺データ入力代行を利用することで、安心して業務に取り組めるといえます。

名刺データ入力代行を利用するデメリット

では、名刺データ入力代行を利用するデメリットはどういう点でしょう？
デメリットとしては以下の2点があります。

1. 情報漏洩のリスクがある
2. 業者によって品質に差がある

では、順に見ていきましょう。

デメリット１．情報漏洩のリスクがある

名刺データ入力代行を利用する場合は、情報漏洩のリスクがあるといえます。

名刺には取引先の情報も記載されているため、それらの全てが代行業者の手に渡ることになるからです。

万一の場合、今後の取引がなくなってしまう可能性もないとはいえません。

外注する際は、セキュリティ対策の整った業者に依頼しましょう。

デメリット２．業者によって品質に差がある

データ入力代行は、業者によって品質に差が生じるというデメリットがあります。

たとえば、入力方法にはワンパンチ入力とベリファイ入力がありますが、ベリファイ入力を採用している業者の方が精度が高くなります。

ワンパンチ入力とは、1人のスタッフが入力したものをチェックして納品する形式。
対するベリファイ入力は、2人のスタッフが同じドキュメントを入力し、2つのファイルを突き合わせてチェックするからです。

経験の浅い業者だと、入力ミスが多いかも知れません。
また、決められた納期を守れない業者もいることでしょう。

業者を選ぶ際にはこれまでの実績を確認することです。
また、初回から大量に発注せずに少しずつ試してみるというやり方もあります。

名刺データ入力代行にかかる日数（納期目安）

名刺データ入力は、発注から納品までにどの程度の日数がかかるのでしょうか。
ここでは、納期の目安について見ていきましょう。

下は、名刺データ入力代行にかかる納期の目安です。

※項目数に「8項目」とあるのは、多くの代行業者で基本項目となっている「名前、会社名、部署名、役職名、住所、郵便番号、電話番号、FAX番号」になります。

納期は業者や精度の高さなどによって異なります。
あくまでも目安としてお考えください。

名刺データ入力代行の費用相場

次に、費用相場を確認しましょう。
下は、名刺データ入力代行にかかる費用相場の目安です。

多くの業者で基本となっている8項目の入力内容で、単価は16～30円程度のところが多くなっています。

ただし、上記はあくまでも目安です。
単価は依頼する名刺の件数などによって変動するので、正確な費用を知るには発注する際に見積もりを取ることが大切だといえます。

名刺データ入力代行業者を選ぶ際の3つのポイント

最後に、名刺データ入力代行業者を選ぶ際のポイントについてお話しします。
ポイントは以下の3つです。

1. 実績のある業者を選ぶ
2. 複数の業者から見積もりを取る
3. 納期をしっかりと確認する

では、１つひとつ解説しましょう。

（１）信頼のおける業者を選ぶ

名刺のデータには、大切な取引先の情報が記載されています。
万一情報漏洩があったら、企業としての信用を失いかねません

業者を選ぶ際はホームページなどで会社概要やこれまでの実績等を確認し、セキュリティ対策の整った信頼のおける業者を選ぶことが、最も大切です。

（２）複数の業者から見積もりを取る

代行業者を決める際は、複数の業者から見積もりを取って比較しましょう。

代行業者のサイトを確認すると単価やオプション料金が記載されていますが、発注量や納期、項目内容などによって費用が変わってくるからです。

詳しい依頼内容を提出して、複数の業者から見積もりを取りましょう。
単純に価格だけを見るのではなく、それぞれの業者の条件や納期なども考慮しながら比較することが大切です。

（３）納期をしっかりと確認する

代行業者を選ぶ際は、いつ納品されるのかを確認することが大切です。

また、更新業務などのオプションを頼む場合は、オプション業務はいつ行われるのかも、細かく確認しましょう。

さらに「万一データにミスがあった場合は即対応できるか？」など、気になる点は正式発注前に明確にしておくことです。

まとめ

この記事では、名刺データ入力代行とはどのようなサービスなのか、そのメリットやデメリット、代行業者の選び方などについて解説しました。

取引先や顧客の情報が詰まった名刺は、企業にとって大切な資産です。
しかし、そのままの形で各従業員が持っているだけでは、せっかくの資産を活かしきれません。

ぜひ、名刺データ入力代行サービスを利用して、精度の高い顧客情報を得てください。
データ入力のために派遣社員を雇うよりもよりはるかに高いコスパで、業務の生産性が大きく高まるでしょう。